Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Wolkenworte-Website, die Erstellung und Nutzung von Veranstaltungen, die Live-Wortwolke sowie die Konfiguration und optionale Bestellung personalisierter Produkte. Für die öffentliche JUSA-Website gilt die dort veröffentlichte allgemeine Datenschutzerklärung.

2. Hosting und Server-Protokolle

Im derzeitigen lokalen Entwicklungsbetrieb wird Wolkenworte auf dem Entwicklungsgerät ausgeführt. Die Anwendung selbst führt dabei kein allgemeines Zugriffsprotokoll über Seitenaufrufe.

Bei einem späteren öffentlichen Betrieb werden der Hosting-Anbieter und die technisch erforderlichen Verbindungsdaten – typischerweise IP-Adresse, angeforderte Seite oder Datei, Datum und Uhrzeit, Browser, Betriebssystem, Referrer sowie Fehler- und Sicherheitsdaten – an dieser Stelle konkret benannt. Solche Daten werden grundsätzlich zur sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

3. Veranstaltungen und Admin-PIN

Beim Erstellen einer Wortwolke verarbeiten wir die Namen des Paars, die gewünschte Adressbezeichnung, die daraus erzeugte Veranstaltungsadresse sowie Erstellungszeitpunkt und Design-Thema.

Der Admin-PIN wird nicht im Klartext gespeichert, sondern mit einem individuellen Salt kryptografisch abgeleitet. Er wird nur für den jeweiligen Zurücksetzungsversuch übertragen, geprüft und danach verworfen; Wolkenworte stellt kein wiederverwendbares Admin-Token aus.

Zum Schutz vor automatisierten PIN-Versuchen wird die normalisierte IP-Adresse mit einem geheimen Schlüssel pseudonymisiert. Gespeichert werden nur dieser nicht rückrechenbare Prüfwert, die Anzahl fehlgeschlagener Versuche und die zeitlich begrenzte Sperre.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Verwaltung der gewünschten Veranstaltung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zur Absicherung administrativer Funktionen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Gäste, Wörter und Live-Anzeige

Gäste benötigen kein Konto. Beim Aufruf einer Veranstaltung wird eine Echtzeitverbindung hergestellt und der verwendete Veranstaltungs-Code technisch verarbeitet. Übermittelte Wörter werden normalisiert, der Veranstaltung zugeordnet und zusammen mit ihrer Häufigkeit und dem letzten Aktualisierungszeitpunkt gespeichert. Damit ein Gast einen eigenen Beitrag wieder entfernen kann, wird der einzelne Beitrag zusätzlich einer zufälligen technischen Browser-Sitzungskennung zugeordnet. Wolkenworte speichert dabei keine Zuordnung zu einem namentlich identifizierten Gast und erstellt kein Gastprofil.

Die Namen des Paars und die Wortwolke sind für alle Personen sichtbar, die den Veranstaltungslink kennen. Der zufällige Zusatz in der Adresse erschwert ein Erraten, ersetzt aber keine Zugangskontrolle. Bitte übermittelt deshalb keine vertraulichen Angaben, besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder Inhalte über andere Personen ohne die erforderliche Berechtigung.

Startet die verwaltende Person eine neue Runde, wird der aktuelle Wortbestand als Archiv gespeichert und die sichtbare Wortwolke geleert. Die Verarbeitung dient der gewünschten Live-Funktion und der gemeinsamen Gestaltung der Veranstaltung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Produktgestaltung und Druckdateien

Wenn eine Wortwolke als Produkt gestaltet wird, speichern wir eine unveränderliche Momentaufnahme der Wörter sowie Produkt, Stückzahl, Farbthema, Platzierung, Bearbeitungen und technische Druckmaße. Daraus wird eine Druckdatei erzeugt. Die Konfiguration bleibt unabhängig von später eingehenden Gastbeiträgen bestehen, damit Vorschau, Zahlung und Herstellung dasselbe Design verwenden.

Gäste können außerdem eine davon getrennte persönliche Erinnerung gestalten. Dabei können eigene Fotos, Namen, Texte und Motive verwendet werden. Ausgewählte Fotos werden zunächst im Browser verkleinert und dann einzeln an Wolkenworte übertragen. Der Server prüft Dateityp und Bildmaße, entfernt Metadaten und speichert die normalisierte Bilddatei in einem privaten, nicht öffentlich lesbaren Objektspeicher. Die unveränderliche Konfiguration enthält nur eine zufällige Bildkennung; für die Bearbeitung wird eine kurzzeitig gültige, signierte Vorschauadresse erzeugt. Fotos werden weder der gemeinsamen Wortwolke hinzugefügt noch anderen Gästen angezeigt. Die Entwurfs- und Druckdatei ist über eine zufällige, nicht fortlaufende Konfigurationskennung erreichbar. Bitte ladet nur Bilder hoch, an denen ihr die erforderlichen Rechte besitzt und deren abgebildete Personen mit der vorgesehenen Verwendung einverstanden sind.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vorbereitung und Durchführung der gewünschten Bestellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Lieferadresse, Preisberechnung und Printful

Für die Preisberechnung verarbeiten wir Vor- und Nachname, Straße und Hausnummer, optionalen Adresszusatz, Postleitzahl, Ort, Land und – soweit erforderlich – Bundesstaat oder Region. Außerdem speichern wir Produkte, Stückzahlen je Lieferadresse, Preisbestandteile, Währung, Gültigkeitszeitraum und eine zufällige Angebotskennung.

Die Lieferadresse, Produktvarianten und Stückzahlen werden zur Ermittlung von Produktions-, Versand- und Steuerkosten an Printful übermittelt. Wenn mehrere Produkte an dieselbe Adresse gehen, werden sie gemeinsam für diese Adresse berechnet. Bei einer später aktivierten echten Bestellung erhält Printful außerdem die zur Herstellung und Zustellung erforderlichen Bestell- und Druckdaten. Im aktuellen Testzahlungsbetrieb wird nach einer Zahlung ausdrücklich keine Bestellung an Printful ausgelöst; die vorher bewusst gestartete Preisberechnung nutzt Printful jedoch bereits, wenn der Dienst konfiguriert ist.

Anbieter ist Printful. Printful kann je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder in eigener Verantwortung handeln. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Printful. Die Verarbeitung ist zur Angebotserstellung und Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich.

7. Zahlung über Stripe

Für Zahlungen nutzen wir den von Stripe gehosteten Checkout. Dabei übermitteln wir den Gesamtbetrag, die Währung, eine Produktbeschreibung sowie technische Bestell-, Angebots- und Konfigurationskennungen an Stripe. Stripe verarbeitet insbesondere Zahlungsinstrumentdaten, IP-Adresse, Geräte- und Betrugspräventionsdaten sowie gegebenenfalls Kontakt- und Rechnungsdaten. Vollständige Kartendaten erhalten wir nicht.

Wir erhalten von Stripe insbesondere die Checkout- und Zahlungsreferenzen, Zahlungsstatus, Betrag, Währung und Zahlungszeitpunkt. Stripe kann Daten für gesetzliche, regulatorische, sicherheitsbezogene und betrugspräventive Zwecke auch in eigener Verantwortung verarbeiten.

Nach einer signaturgeprüften erfolgreichen Zahlung übernehmen wir die von Stripe bestätigte Käufer-E-Mail-Adresse. Wir verwenden sie ausschließlich für erforderliche Bestell-, Versand-, Erstattungs- und Stornierungsnachrichten. Lieferempfänger erhalten dadurch keine Käufer-E-Mail-Adresse.

Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum sind insbesondere irische Stripe-Gesellschaften beteiligt. Einzelheiten findest du in der Datenschutzrichtlinie und im Privacy Center von Stripe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Nachweise verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Speicherung im Browser

Wolkenworte setzt derzeit keine eigenen Cookies ein und verwendet keine Analyse- oder Werbetracker.

Für Gäste wird im Session Storage eine zufällige, veranstaltungsbezogene Sitzungskennung gespeichert. Sie dient ausschließlich dazu, dem Browser die eigenen Wortbeiträge anzuzeigen und nur deren Entfernung zu erlauben.

Zusätzlich werden rein funktionale Kennzeichnungen im Session Storage gespeichert, damit das erstellende Gerät den einmaligen Einrichtungs-Hinweis anzeigen kann. Entwürfe im Warenkorb werden lokal gespeichert, damit sie beim Wechsel zwischen Konfiguration und Lieferadresse erhalten bleiben. Der Admin-PIN und ein Admin-Token werden nicht im Browser gespeichert.

Diese Speicherung ist für die ausdrücklich gewünschten Funktionen erforderlich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Google Fonts

Auf den Produktseiten werden Schriftarten über Google Fonts geladen. Hierzu stellt der Browser eine Verbindung zu Servern von Google her und übermittelt technisch insbesondere die IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Verarbeitung durch Google-Unternehmen oder Dienstleister außerhalb der EU, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden.

Die Einbindung dient einer einheitlichen und gut lesbaren Darstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer konsistenten Gestaltung des Angebots. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google.

10. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für die beschriebenen Zwecke benötigen. Dazu gehören derzeit beziehungsweise für den geplanten Produktbetrieb Printful für Preisberechnung und Herstellung, Stripe für Zahlungsabwicklung, Resend für erforderliche Transaktions-E-Mails und Google für die Bereitstellung der Schriftarten. Resend erhält Absender, Käufer-E-Mail-Adresse, Betreff und den unveränderlichen Nachrichteninhalt; signierte Zustellereignisse werden ohne öffentliches Kontaktprofil verarbeitet. Der künftige Hosting-Anbieter wird vor dem öffentlichen Start ergänzt.

Soweit Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, gelten die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Anbieter stützen sich Übermittlungen insbesondere auf einen Angemessenheitsbeschluss wie das EU-US Data Privacy Framework oder auf EU-Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Schutzmaßnahmen.

11. Speicherdauer und Löschung

Im aktuellen gehosteten Testbetrieb werden Veranstaltungsdaten, aktuelle und archivierte Wörter sowie Produktkonfigurationen in Postgres gespeichert; normalisierte persönliche Fotos liegen getrennt in einem privaten Objektspeicher. Foto-Objekte erhalten eine technische Ablauffrist von 30 Tagen. Die automatische Löschung sowie verbindliche Fristen für Veranstaltungen, Konfigurationen und Testdaten werden vor dem öffentlichen Start im vollständigen Löschkonzept aktiviert. Bis dahin werden diese Testdaten bei Bedarf manuell bereinigt.

Unvollendete Adress- und Preisangebote gelten nur kurzzeitig – standardmäßig 30 Minuten – und werden nach Ablauf zuzüglich einer kurzen technischen Nachfrist bereinigt, sofern daraus keine Bestellung entstanden ist. Daten abgeschlossener oder begonnener Bestellungen werden so lange gespeichert, wie dies zur Vertragsdurchführung, Abwicklung, Gewährleistung, Rechtsverteidigung sowie aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Bei Stripe, Printful, Google und dem späteren Hosting-Anbieter gelten ergänzend deren jeweilige Speicher- und Löschfristen. Löschungen können in Sicherungskopien bis zum Ablauf der üblichen Sicherungszyklen fortbestehen.

12. Deine Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO hast du insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

13. Datenschutzanfragen und Änderungen

Richte Datenschutzanfragen bitte an kontakt@jusa.io. Nenne nach Möglichkeit den Veranstaltungslink und übermittle den Admin-PIN nicht per E-Mail. Zur Vermeidung unbefugter Auskünfte können wir einen geeigneten Nachweis deiner Berechtigung oder Identität verlangen.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn Wolkenworte, die eingesetzten Anbieter oder die rechtlichen Anforderungen wesentlich geändert werden. Insbesondere die Angaben zu Hosting, Server-Protokollen und produktiven Löschfristen werden vor dem öffentlichen Start vervollständigt.